¿Qué es la digitalización certificada?

La digitalización certificada es un proceso que permite la conversión de documentos en papel a formato electrónico siguiendo la normativa dictada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria dictada en la Orden Ministerial Orden Ministerial EHA/962/2007.

¿En qué tipo de documentos se aplica?

Se aplica a facturas originales en papel y otros documentos de interés tributario. Se puede proceder a digitalizar facturas, y así prescindir de los documentos originales en papel y hacer una destrucción confidencial sin necesidad de tener que custodiarlos documentos en papel durante 6 años (requisito de la legislación mercantil, la legislación fiscal solo exige 4 años).

¿Qué elementos son necesarios para llevar a cabo la digitalización certificada?

Para llevar a cabo la digitalización certificada es necesario un escáner y utilizar un software homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para usar este software es preciso gestionar un certificado electrónico con el que se firmarán electrónicamente los documentos escaneados.
El certificado corresponde al obligado tributario si el proceso de digitalización certificada se gestiona internamente o a ul prestador del servicio en caso de que el proceso se externalice.

¿Cuál es el resultado final?

Se obtienen unas imágenes fieles a los originales y conseguidas sin ningún tipo de intervención del usuario en el proceso de creación de la imagen, con inclusión de ciertos datos en la información de metadatos del documento electrónico asociado, y la aplicación de la firma electrónica en cada documento. Además la base de datos en la que se gestiona la imagen incorporará ciertas medidas de seguridad, como firmas electrónicas o timestamping.

¿Qué son los metadatos?

A cada una de las imágenes obtenidas se le asocian unos datos finales que incluyen, por ejemplo, los datos de homologación del software con el que se procedió a la digitalización. Los metadatos, la vinculacón a la base de datos documental y la firma electrónica dotan del carácter de “original” a los documentos digitales.

¿Cómo se garantiza la validez del proceso?

El fabricante del software proporciona un Plan de Calidad que define la forma en que debe ser usado para garantizar la imagen fiel de los documentos y la fiabilidad del proceso. Este Plan tiene carácter contractual y obliga a la entidad que realiza el proceso de digitalización certificada. El uso correcto del sistema y las evidencias electrónicas generadas (metadatos, firma electrónica y datos de control de la base de datos docuental) constituyen pruebas ante terceros, ante una auditoría, ante una inspección, e , incluso, en juicio.

¿Hay alguna restricción en cuanto a los periodos digitalizados?

• En cuanto a la operativa, se puede digitalizar y hacer un cierre en cualquier momento.
• No obstante, los datos se agruparán en función de los períodos a los que se asignen las facturas. Las empresas con períodos de liquidación de IVA mensual, deberán agrupar las facturas mensualmente, y las que liquiden IVA trimestralmente, vincularán las facturas según este criterio trimestral. Los organismos públicos, que gestionan su contabilidad según los pricipios de la contabilidad presupuestaria, pueden definir períodos de agrupación de facturas anuales, correspondientes a sus ejercicios presupuestarios. La base de datos asociada se estructura según lo definido en el artículo 62 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre (apartado 1,b).

¿Qué compatibilidad existe con programas de gestión?

Se pueden importar datos de los programas de facturación o ERP estándar del mercado y adaptar su salida a dichos programas.

Ante una inspección de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, ¿cómo se procede?

El fichero obtenido con la digitalización certificada es una base de datos con imágenes que no se puede modificar. Se debe garantizar el acceso sin demora a la información correspondiente al inspector, bien mediante la asignación de una clave de usuario, bien mediante la entrega de la información y del software que permite consultarla.

¿Es recomendable la compra del software o la digitalización externa?

Para grandes volúmenes y archivos históricos (hasta 6 años) es preferible la contratación de servicios externos de digitalización certificada.

Para volúmenes pequeños que puedan ser tratados en el día a día de la entidad puede ser más recomendable la implantación de un sistema propio de digitalización certificada. Esto requerirá la adquisición del software homologado, la de un ordenador dedicado y la de uno o dos escáneres. Además será preciso formar al personal usuario.

¿Cómo se cuantifican los ahorros de la digitalización certificada?

Hay diversos estudios de costes que estiman los ahorros entre 3 € y 9 € por factura. Cuanto mayor es la empresa, mayores son los ahorros al involucrar a diversos departamentos:  almacén, compras, producción, tesorería, finanzas, etc.