La AEAT promovió en 2007 la orden EHA/962/2007 que permite a los receptores de facturas en papel destruir las facturas de sus proveedores y reemplazarlas con pleno valor legal por imágenes escaneadas que cumplan con una serie de requisitos. Al día de hoy, podemos comprobar que el número de empresas que han homologado sus productos, crece constantemente, lo que hace pensar que el tren ya transita a velocidad de crucero.
Pero puede surgir una duda ¿qué sucede si un proceso de estas características se realiza de forma errónea?
En algunos foros se pinta el siguiente panorama:
El problema (de existir) queda en estado latente hasta que se realiza una inspección de hacienda.
El auditor pide acceso a los datos y comprueba que éstos no son validos, porque el proceso se hizo erróneamente. Lo que asusta aquí es que pueden haber pasado 3 ó 4 años y las facturas de todo ese período estarán destruidas. Esas facturas papel son las que pedirá el inspector cuando compruebe que el documento electrónico no cumple con la normativa. Ya podemos imaginarnos las consecuencias, ya que el papel fue destruido…
Lo cierto es que no es así. En primer lugar, el software viene acompañado de un Plan de Calidad, de carácter contractual, que explica como llevar a cabo de forma correcta la digitalización certificada, por lo que es remota la posibilidad de cometer errores irreparables. Además, en el caso de las facturas, siempre es posible pedir un duplicado al proveedor en caso de que el inspector tenga dudas verdaderamente fundadas sobre e contenido de la versión digital (por que no se distingan adecuadamente textos de interés fiscal). Para quienes tengan esta duda metódica, lo mejor que pueden hacer es subcontratar el proceso de digitalización certificada a una empresa especialista (PSDC Prestador de Servicios de Digitalización certificada) que haya superado un proceso de auditoría.
Pueden aflorar más dudas:
Se incluye una firma electrónica, pero no siempre los productos ofertados comprueban la validez del certificado consultando al Prestador de Servicios de Certificación (llamado a veces, erróneamente, “notario virtual”). En muchos casos, las soluciones ofrecidas, aportan la “certificación” mediante una firma electrónica, de forma que esta firma cumple en parte con la normativa, pero sin verificar que esa firma o certificado esté vigente en el momento de su utilización. Aunque los PSC ofrecen servicios de “sello en el tiempo” y de comprobación de “no revocación” de certificados, con frecuencia el software utilizado no hace uso de tales servicios on line, y se conforma con “suponer” que el certificado no se ha revocado, y con obtener la información del momento de la digitalización a partir del reloj local del ordenador (fácilmente manipulable).
Aunque esta situación no invalida los documentos digitalizados, un planteamiento de “mejores prácticas” recomienda utilizar modalidades de firma electrónica de tipo XAdES-XL o PAdES-LTV, que solo gestionan las mejores implementaciones.
Los proveedores más rigurosos se quejan de algunos de sus competidores:
¿Por qué las empresas lanzan al mercado soluciones que no son tales?: Hay presión de cifras de ventas y de market share que empuja a las empresas del sector a “liarse la manta a la cabeza y tirar por la calle de enmedio”. Se decide actuar sin rigor (a veces por simple ignorancia) porque el negocio manda y estas empresas no pueden permitirse que el exceso de celo profesional les haga perder posicionamiento de mercado. Y mientras unos proveedores son escrupulosos, otros no lo son y les arrebatan gran parte del pastel.
Otras dudas que vemos aflorar en ciertos foros:
Si el software que se comercializa está certificado por la propia AEAT, ¿cómo puede ser que no sea correcto? La AEAT no es un experto técnico, simplemente actúa como un Notario y da fe que la empresa que quiere certificar el software “dice” que presenta a homologar un producto que “cumple con la normativa vigente”, pero como es obvio no lo comprueba; la responsabilidad de interpretar la normativa es de la propia empresa que presenta su producto.
Aclaración: esto no es así. El software lo comprueba una empresa especialista, un auditor, que profundiza bastante en el funcionamiento del sistema, pero que no puede exigir más de lo que exige la normativa, aunque haga recomendaciones de “mejores prácticas”. Y la documentación aportada (incluyendo el informe del auditor) la revisan de nuevo especialistas de la AEAT que conocen bien los sistemas y son muy exigentes en el proceso (lo que se demuestra por el hecho de que algunos intentos de homologación no han tenido éxito).