Digitalización Certificada

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Ventajas de la digitalización certificada

Posted by jinza on 06/02/2011

Aunque ya hoy en día se gestionan muchos documentos de forma digital, ¿qué sucede con las facturas que nos emiten en papel? La solución está en la digitalización certificada. Este proceso consiste en el uso de un escáner, con el que se convierte el contenido de un documento en papel en una imagen digital representada mediante alguno de los formatos existentes y admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Esta posibilidad viene recogida en la Orden EHA/962/2007, de 10 de Abril, que junto con la Resolución de 24 de Octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, constituyen la base de todo el proceso.

Para poder destruir las facturas en papel y que sean válidas en su formato digital deben de cumplirse una serie de requisitos:

  • La imagen digitalizada debe de ser un reflejo del original y permitir la legibilidad completa de toda la factura
  • El proceso debe de ser automático, sin interrupción y sin intervención del operador del sistema
  • El fichero con la imagen debe de contener una serie de datos exigidos por la AEAT (nº de registro, fecha y número de factura, proveedor, base imponible, tipo impositivo y cuota de I.V.A.)
  • El formato del fichero se debe de ajustar a los estándares aceptados por la AEAT
  • La imagen generada debe de ser independiente de los dispositivos de reproducción y contener su propia información, es decir, todos los recursos y los datos para poder reproducir el documento se encuentran en el fichero
  • El fichero que contiene la imagen y los datos debe de estar firmado por firma electrónica
  • Se debe garantizar la conservación de las imágenes. Debe de existir una base de datos y un sistema de consulta que permita el acceso al documento
  • Debe de garantizarse la integridad de los datos y la imágenes de los diferentes ejercicios
  • El acceso a los datos debe de ser completo y sin demora. Es necesario que se pueda acceder tanto a los datos de la firma como al sellado de tiempo, a los datos del software y garantizar la posibilidad de obtener una copia en papel o una descarga del documento

En todo este proceso tres son los elementos esenciales:

  • Un escáner con un nivel de resolución mínimo de 200 ppp (frecuentemente compatible con  TWAIN
  • Un software homologado por al AEAT para realizar el proceso
  • Una base de datos que de soporte de almacenamiento y consulta

El uso de la digitalización certificada multiplica las ventajas de todo lo que tiene que ver con la oficina sin papeles:

  • Ahorro de costes de manipulado y almacenamiento,
  • Aumento de la capacidad de acceso a la información
  • Reducción de errores en el tratamiento de la información
  • Aumento de la productividad al facilitar el procesamiento de la información
  • Beneficios ecológicos evidentes

Para acometer los proyectos que permiten obtener las ventajas de la digitalización certificada es importante evaluar las diferentes soluciones que existen en el mercado y dejarnos acompañar por el socio que mejor entienda nuestras necesidades y nuestro negocio. Muchas veces puede parecer que la legislación que regula todos estos procesos es más exigente con los soportes digitales que con los soportes en papel, pero el camino emprendido por las administraciones públicas se orienta, como en este caso, al uso de la firma electrónica, por lo que lo aprendido en un entorno muchas veces será válido para otros.