La Agencia Tributaria ha publicado una sección nueva denominada “FAQ. Preguntas frecuentes sobre homologación de software de digitalización”
Recoge de manera sencilla lo que hemos ido explicando en el pasado en esta web informativa
¿Qué es la digitalización certificada?
Está recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para ello es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria.
¿Qué pasos hay que seguir para homologar un software de digitalización certificada?
Está recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
Dirigir la documentación correspondiente, que acredita que se cumple con los requisitos recogidos en el apartado 2 del artículo 7 de la citada Orden, al Director del Departamento de Informática de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
¿Dónde se puede presentar la documentación necesaria para homologar un software de digitalización certificada?
La documentación se puede presentar en cualquier Oficina de Registro de acuerdo con lo recogido en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (BOE 02-10-2015)
Y en particular, en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
¿Qué documentación hay que presentar en la solicitud de homologación de un software de digitalización certificada?
Está recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, apartado 3.
- La solicitud de homologación de un software de digitalización certificada, debe constar de:
- Declaración responsable del cumplimiento de los requisitos exigidos en la Orden EHA/962/2007.
- Documentación acreditativa que conste de:
- Descripción de las normas técnicas en las que se basa el procedimiento de digitalización certificada, así como los protocolos o normas y procedimientos de seguridad, de control y de explotación referidos a la creación y consulta de la base de datos documental.
- El Plan de Gestión de Calidad que se realiza en todo el proceso de digitalización y firma, y su influencia en la imagen obtenida y sus metadatos, así como la descripción del mantenimiento de los dispositivos.
- Un informe emitido por una entidad de auditoría informática independiente, con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada, en el que se exprese la opinión acerca del cumplimiento por parte de la entidad solicitante, de las condiciones establecidas en la Orden citada anteriormente.
¿Cuál es el plazo de resolución y cómo ha de interpretarse el silencio administrativo?
El plazo de resolución es de seis meses, a contar desde la fecha de presentación de la solicitud en el Registro. Si la verificación no hubiera finalizado en ese plazo, o no se hubiera dictado resolución expresa, la solicitud podrá entenderse desestimada por silencio administrativo.
¿Puede una empresa extranjera solicitar la homologación de un software de digitalización?
El Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, recoge los aspectos referentes a la digitalización certificada de facturas en papel. Dice el citado artículo, que la solicitud de homologación del software de digitalización certificada, la pueden efectuar empresas residentes en España o en la Unión Europea.