Gestión de Documentos

• Diseño e implantación de Sistemas de Gestión Documental

• Digitalización y microfilmación

• Digitalización certificada

• Organización de archivos

• Gestión bibliotecaria

• Auditorias y consultorías de información

• Eliminación y destrucción certificada y confidencial de documentación

• Grabación y depuración de datos

Diseño e implantación de Sistemas de Gestión Documental

La implantación de un sistema de gestión documental es un elemento clave en la actividad de la empresa, tanto en grandes organizaciones como en la pequeña y mediana empresa. Generalmente la industria informática, por marketing o mal conocimiento del sector ofrece como documentales soluciones que sólo sirven para gestionar documentación administrativa, cuando en las empresas existen dos entornos de trabajo, el que usa esa documentación que es la que permite la gestión diaria de las empresas y el entorno que usa documentación científica o técnica y que es necesaria para dar soporte a los departamentos que realmente producen. La búsqueda de soluciones requiere siempre un conocimiento exhaustivo de la realidad que queremos transformar. Digitalización Certificada, al disponer de un equipo de profesionales multidisciplinar, ingenieros, técnicos y documentalistas es capaz de ofrecer soluciones a medida que pasan desde el simple archivo de documentos, hasta el análisis de la información y la gestión del conocimiento.

Digitalización y microfilmación

Con el desarrollo de la Sociedad de la Información y de la Era Digital, las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones han pasado a desempeñar un papel estratégico en las empresas, hasta el punto de que hoy en día condicionan su estrategia y el desarrollo de su negocio. De este modo, se ha pasado de una situación típica de la Sociedad Industrial, en la que la estrategia empresarial era la que decidía qué tecnologías se iban a utilizar por parte de la organización, al escenario actual en el que las nuevas Tecnologías de las Información y las Comunicaciones tienen un impacto a nivel estratégico, influyendo en el desarrollo de los productos y servicios. Nuestra sociedad avanza inexorablemente hacia un mundo de productos y servicios totalmente digitalizados y Digitalización Certificada le ayuda a ello.

Digitalización certificada

Un paso más dentro del desarrollo de la era digital ha sido la digitalización certificada y Digitalización Certificada está haciendo una gran apuesta por ella. Si no tienen sitio para los papeles en su organización o si quiere estar a la última, nosotros les digitalizamos todas sus facturas, las firmamos digitalmente para que sigan teniendo valor y les eliminamos las facturas en soporte papel, su contabilidad ganará en eficacia y rapidez.

Organización de archivos

Uno de los grandes problemas en las organizaciones, es que sólo nos acordamos de que no tenemos la documentación clasificada, cuando no se encuentra algo. No solemos pararnos a pensar cual es el costo de no encontrar lo que buscamos o cuanto tiempo se pierde hasta que un documento se encuentra. El ciclo vital de la documentación es un ciclo lógico y para que sea exitoso y eficaz se necesita una buena organización archivística. Digitalización Certificada, asegura la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen valor permanente. También la eliminación de los expedientes cuyo valor es temporal, realizando o basándonos en los calendarios de conservación.

Cada trabajador pierde 18 jornadas al año en buscar información, estas mismas búsquedas las realizan más de una persona, esto supone un coste mínimo por persona de 2000 euros!

Gestión bibliotecaria

• Reunir, organizar y ofrecer al público una colección equilibrada de materiales bibliográficos y audiovisuales que permita a sus usuarios mantener al día una información y mejorar su formación cultural

• Promover y estimular el uso de sus fondos mediante los servicios necesarios y las actividades culturales complementarias

• Conservar el patrimonio bibliográfico cuya custodia puede estarles encomendada

• Cooperar con otras bibliotecas mediante el intercambio de información

• Servir como unidad de información prestadora de servicios

Las bibliotecas pueden cumplir en parte o en su totalidad, según sean privadas o públicas, las funciones arriba indicadas. Digitalización Certificada le ayuda a que su biblioteca cumpla todas o parte de estas funciones.

Auditorias y consultorías de información

Seleccionar la información y la documentación correcta es fundamental. Nuestros especialistas en la información saben que la gestión de la misma, debe ser previa a la gestión del conocimiento, y que sólo así puede generarse este. La auditoría de la información es el proceso y los métodos y técnicas empleados, para descubrir, controlar y evaluar, los flujos y recursos de información de una organización, tanto internos como externos. Digitalización Certificada le ofrece un método preciso para evaluar y gestionar los recursos de la información en el contexto de la estrategia de información de su organización. La base de la economía mundial sólo se encuentra en la mente de las personas, con nuestras consultorías su organización podrá conocerla.

Eliminación y destrucción certificada y confidencial de documentación

Las colecciones de las bibliotecas deben por diversos motivos mantener una renovación constante que implica, no sólo la entrada de nuevas obras, sino también la salida de otras presentes en ella, el expurgo es la tarea que va a ayudar a que una biblioteca mantenga y siga desarrollando una colección viva, y por ende que los usuarios dispongan de una información actual que les anime a seguir utilizándola. Digitalización Certificada, es experta en realizar propuestas de expurgo, para que ustedes no tengan nada más que aceptarlas o modificarlas, nosotros nos encargamos de cumplir con la legislación, de realizar el expurgo físico, la recolocación en otras organizaciones o donaciones en su nombre. Si su caso es un archivo, nosotros seguimos los calendarios de conservación para llevar a cabo la destrucción certificada y confidencial de la documentación.

Grabación y depuración de datos

Las oficinas, están pasando de ser almacenes de papel, a ser gestoras de información. Para que esto pueda suceder hay que deshacerse de todo tipo de formularios, test, etc. Estos, tienen que originarse en formato papel, pero debido a que no tienen valor, puede trasladarse su información a un soporte electrónico y eliminar el soporte papel. Digitalización Certificada, pone a su disposición los medios y el personal adecuado para que esta labor tan tediosa, se transforme y ofrezca un resultado de alta calidad y rendimiento.