En cambio sí se pueden utilizar “bolígrafos inteligentes” que se usan como los convencionales, de forma que el paciente puede llevarse su copia del documento en papel, y la institución custodiará la que contiene la información biométrica. Sin olvidar los principios de la “firma avanzada digitalizada” para preservar la información sensible.

Por otro lado, la digitalización de otros documentos de tipo médico (que no requieran la valoración de rastros de interés pericial), no se sujeta a la normativa tributaria de Digitalización Certificada, sino a la derivada de la aplicación del Esquema Nacional de Interoperabilidad, a partir de la publicación de las NTI: Normas Técnicas de Interoperabilidad. Por ese motivo es necesario que las soluciones de digitalización en ese tipo de contextos se auditen con arreglo al marco normativo de las NTI.

Estos cursos in-company son muy económicos, si la empresa necesita formar a 10 o más personas.

Este es un posible programa que se puede adaptar a las necesidades de cafa empresa:

MODULO 1

Introducción Normativa relacionada con la Orden EHA /962/2007

• Directiva 2006/112/CE: sistema común del Impuesto sobre Valor Añadido. Directiva 2010/45/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 7 de julio de 2010
• Cómo se regulan la obligaciones de facturación: Real Decreto 1496/2003 de 28 de noviembre
• Directiva 1999/93/CE del Parlamento europeo y de Consejo: marco comunitario para la firma electrónica
• Reseña sobre la normativa foral relativa a la facturación
• Facturación electrónica en la Ley 30/2007 de Contratos del Sector Público
• La facturación electrónica en la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información
• RESOLUCION de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización
• Digitalización de documentos en la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos

MODULO 2

Requisitos de los procesos de facturación

• Contenido mínimo de la factura y requisitos esenciales de la factura electrónica
• Documentos sustitutivos de las facturas
• Facturas rectificativas. Desaparición de la “nota de abono”
• Facturas recapitulativas
• Tratamiento de las series para los diferentes procedimientos de facturación
• Recomendaciones: idioma, moneda, mención del tipo de IVA
• Deberes del emisor y receptor de facturas
• Auto factura y facturación por terceros
• Tratamiento especial de rappels y “envases y embalajes”
• Requisitos esenciales de la factura electrónica
• Cómo conservar en papel facturas electrónicas y cómo conservar electrónicamente facturas en papel (Digitalización Certificada)
• Cómo cumplir los requisitos impuestos a emisores y receptores, por sí mismo o con
• Servicios de terceros
• Herramientas de facturación electrónica: facturae, FactOffice, Faccil, Offinvoice

MODULO 3

Firma electrónica Autenticidad de la factura electrónica y la copia digitalizada

• Cumplimiento de los requisitos de legibilidad,  integridad y autenticidad de origen
• Tipos de firmas: simple, avanzada y cualificada. Tipos de certificados electrónicos
• Dispositivos seguros de creación de firma
• Prestadores de servicios de certificación disponibles en España. DNI electrónico
• Formatos de las firmas electrónicas. Estándares TS 101 733 (CAdES) y TS 101 903 (XAdES). Firmas en PDF TS 102 778 (PAdES)
• Servicios de Validación (VA) y de sellado de tiempo (TSA). Servicios DSS
• Herramientas de Firma: BackTrust y EADTrust

MODULO 4

Proyectos de Digitalización Certificada

• Fases de un proyecto de facturación electrónica. Metodología
• Consentimiento del receptor de facturas
• Autofactura: tratamiento de la conformidad de la factura por parte del obligado tributario emisor
• Gestión de la firma electrónica y de la validación. Excepciones a la validación
• Protección de datos en relación con las facturas electrónicas
• Archivo y conservación de las facturas electrónicas. Disponibilidad para auditoría e inspección tributaria
• Digitalización Certificada
• Criterios de integración. Períodos contables de liquidación del IVA
• Recepción de facturas electrónicas en las Administraciones Públicas
• Digitalización de Facturas en el Sector Público de cara a la Intervención General del Estado

MODULO 5

Orden EHA /962/2007, de 10 de abril Aplicación práctica

• Estudio de la Orden EHA /962/2007, de 10 de abril: desarrollo de disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas
  • Autorización de sistemas de facturación electrónica
  • Facturas electrónicas recibidas de terceros países
  • Obligaciones del expedidor y destinatario en la conservación de las facturas y documentos sustitutivos
  • Digitalización certificada de las facturas y documentos sustitutivos recibidos
  • Expedición y conservación fuera del territorio español
  • Régimen de los sistemas de facturación telemática autorizados
  • Certificados electrónicos de las entidades prestadoras de servicios de certificación y firma electrónica

MODULO 6

Requisitos y Funcionamiento de un proceso de Digitalización Certificada

• Procedimientos y controles para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada
• Funcionalidades del software de digitalización certificada: Gestión de metadatos. Firma en memoria del documento electrónico. Firma de la base de datos para garantizar la integridad de datos e imágenes. Períodos contables
• Proceso de Homologación del software de Digitalización Certificada. Documentación a preparar
• Auditoría del software de Digitalización Certificada
• Proceso de Digitalización. Garantías del sistema: autenticidad e integridad
• Pasos a seguir para cumplir las máximas garantías y exceder el nivel de exigencia de la actual norma, en previsión de nuevos desarrollos legislativos en torno a la Ley 11/2007
• Lista de software homologado por la AEAT
• Integración de sistemas de factura electrónica, firma electrónica y digitalizacón certificada con sistemas Enterprise resource planning (ERP) y Supply Chain Management (SCM)

Si necesita un respaldo independiente que atestigüe la idoneidad de sus servicios de digitalización (especialmente en el caso de Prestadores de Servicios de Digitalización Certificada) considere la posibilidad de recurrir a nuestros servicios de auditoría.

Nuestros consultores, especializados en distintas líneas de negocio, tienen como propósito ayudar a empresas, administraciones e instituciones en la implantación de soluciones, que permitan aportar de forma manifiesta una mejora continua de resultados y contribución de valor. Sin duda, la mejora de la eficiencia y la reducción de costes pueden suponer períodos de recuperación de inversión de menos de un año.

• Portales corporativos o ECM (Enterprise Content Management)
• Aplicaciones y servicios web
• Comercio Electrónico
• Firma Digital
• Movilidad
• Accesibilidad

Esta posibilidad viene recogida en la Orden EHA/962/2007, de 10 de Abril, que junto con la Resolución de 24 de Octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, constituyen la base de todo el proceso.

Para poder destruir las facturas en papel y que sean válidas en su formato digital deben de cumplirse una serie de requisitos:

• La imagen digitalizada debe de ser un reflejo del original y permitir la legibilidad completa de toda la factura
• El proceso debe de ser automático, sin interrupción y sin intervención del operador del sistema
• El fichero con la imagen debe de contener una serie de datos exigidos por la AEAT (nº de registro, fecha y número de factura, proveedor, base imponible, tipo impositivo y cuota de I.V.A.)
• El formato del fichero se debe de ajustar a los estándares aceptados por la AEAT
• La imagen generada debe de ser independiente de los dispositivos de reproducción y contener su propia información, es decir, todos los recursos y los datos para poder reproducir el documento se encuentran en el fichero
• El fichero que contiene la imagen y los datos debe de estar firmado por firma electrónica
  
• Se debe garantizar la conservación de las imágenes. Debe de existir una base de datos y un sistema de consulta que permita el acceso al documento
• Debe de garantizarse la integridad de los datos y la imágenes de los diferentes ejercicios
• El acceso a los datos debe de ser completo y sin demora. Es necesario que se pueda acceder tanto a los datos de la firma como al sellado de tiempo, a los datos del software y garantizar la posibilidad de obtener una copia en papel o una descarga del documento

En todo este proceso tres son los elementos esenciales:

• Un escáner con un nivel de resolución mínimo de 200 ppp (frecuentemente compatible con  TWAIN
• Un software homologado por al AEAT para realizar el proceso
• Una base de datos que de soporte de almacenamiento y consulta

El uso de la digitalización certificada multiplica las ventajas de todo lo que tiene que ver con la oficina sin papeles:

• Ahorro de costes de manipulado y almacenamiento,
• Aumento de la capacidad de acceso a la información
• Reducción de errores en el tratamiento de la información
• Aumento de la productividad al facilitar el procesamiento de la información
• Beneficios ecológicos evidentes

Para acometer los proyectos que permiten obtener las ventajas de la digitalización certificada es importante evaluar las diferentes soluciones que existen en el mercado y dejarnos acompañar por el socio que mejor entienda nuestras necesidades y nuestro negocio. Muchas veces puede parecer que la legislación que regula todos estos procesos es más exigente con los soportes digitales que con los soportes en papel, pero el camino emprendido por las administraciones públicas se orienta, como en este caso, al uso de la firma electrónica, por lo que lo aprendido en un entorno muchas veces será válido para otros.

• Digitalización Certificada como proceso.
• Digitalización Certificada como ahorro de costes.
• Digitalización Certificada y Firma Electrónica.
• Requisitos técnicos y homologación del software.
• Proyecto de Digitalización Certificada.
• Vinculación de la Digitalización Certificada a la Factura Electrónica.

Objetivos

• La Norma EHA/962/2007, de 10 de Abril y la legislación relacionada con ella.
• Cómo esta Orden reconoce la validez de la digitalización de documentos tributarios recibidos en formato papel para destruir ingentes cantidades de papel.
• Cómo la Firma Electrónica permite dotar de integridad y autenticidad a las versiones electrónicas de los documentos.
• Los enormes ahorros con la gestión, manejo documental y de archivo, favoreciendo la reducción de costes fiscales indirectos que supone la eliminación del papel en las facturas recibidas y otros documentos tributarios.
• Los Requisitos Técnicos del software de digitalización.
• El proceso de digitalización paso a paso: quién y cómo lo realiza.
• Los criterios de evaluación para homologar, adquirir una solución de terceros o externalizar la digitalización de los documentos tributarios.
• Los Requisitos Técnicos del software de digitalización y del proceso de Homologación.
• La relación entre los proyectos de Facturación Electrónica y la Digitalización Certificada.

Programa

1. Similitudes y diferencias entre la Digitalización Certificada aplicable en el sector privado y en el sector público
2. Normativa relacionada con la Facturación Electrónica y la Digitalización Certificada
3. Firma Electrónica. Autenticidad de la Factura Electrónica y de la copia digitalizada
4. O rden EHA/962/2007, de 10 de Abril
5. Proyectos de Digitalización Certificada y de Facturación Electrónica
6. Requisitos y Funcionamiento de un proceso de Digitalización Certificada

Ponentes

• D. Julián Inza
  Presidente de Albalia Interactiva. | Twitter: @albalia
• D. Fernando Pino
  Director de Tecnología en Albalia Interactiva. | Twitter: @fpinosola

Lugar del evento:

Hotel Nuevo Madrid
C/ Bausá, 27 28033 – Madrid

Fuente:
Atenea Interactiva

La apertura institucional corrió a cargo de D. Martín Perez Sánchez, Presidente de Asimelec, quien introdujo a D. Fernando de Pablo, Director General para la Administración Electrónica (Mº Presidencia), que anunció el compromiso del Gobierno de constituir un hub (plataforma única) que aglutine en uno solo todos los sistemas que conviven en los distintos ministerios, lo que conllevará a un ahorro de costes importante y nos acercará a la realidad europea también en este tema.

La primera ponencia fue la de D. Gonzalo Die Socias, Director de Planificación y Relaciones Externas. Red.es, quien habló del Impulso para la Adopción de la Factura electrónica por parte de la Administración, centrándose en los ejes del plan de promoción de la eFactura que está dotado con un presupuesto de 475.000 € y que abarca tres frentes:

1. Un primer eje del tipo B2C, que persigue penetrar la utilización de la efactura en un 6%, y que va fundamentalmente destinado a la emisión de facturas.
2. Un segundo eje consistente en el fomento del uso entre empresas y entidades locales, focalizado en el entorno B2B, y
3. Un tercer eje dedicado a la creación de contenidos, en concreto, la creación de un Portal con contenidos que aporten empresas especializadas y entidades.

En su ponencia se anunció una nueva edición (la 3ª) del ya tradicional libro sobre “La Factura Electrónica”, editado por Red.es y escrito por Julián Inza y Fernando Pino, del que en breve os anunciaré su libre descarga de Internet.

D. Julian Inza, Coordinador del Grupo de trabajo de eFactura de Asimelec, presentó InvoiceX, un proyecto realizado por Asimelec, que surge como una reflexión del grupo de trabajo de eFactura de Asimelec.

Sobre Digitalización certificada, un paso hacia el documento electrónico, nos habló D. Víctor Usobiaga, Financial Service Sector en IBM SPGI INDUSTRY BUSINESS DEVELOPMENT TEAM IBDT y D. Carlos Jerez, Director General de NOTARNET, que hablaron de los requisitos del documento electrónico y su valor probatorio, e hicieron una demostración práctica de cómo se digitaliza un documento con la solución DigiFactIn y de la importancia de que la digitalización se haga de forma inteligente y que los datos contenidos en las facturas se capturen con el fin de poder integrarlos en los sistemas contables o en las plataformas de facturación.

Durante esta exposición, Usobiaga lanzó, para mí una noticia bomba, se está preparando ya la anunciada norma española que va a permitir digitalizar mediante digitalización certificada también otro tipo de documentos distintos de facturas, algo que las empresas llevan tiempo demandando.

Tras el Coffee-Break, tuvo lugar una Mesa Redonda bajo el título “Challenges in the development of Electronic Invoicing in Europe”, en la que intervinieron D. Christiaan van der Valk, Chief Executive Officer de TRUSTWEAVER, Mr. Bruno Koch, Chairman of the EXPP Summit, CEO en BILLENTIS, Mr. Tony Nisbett, IBM eInvoicing SME – consultant to world-wide customer and supplier boarding teams de IBM, Mr. Olaf Schrader, Senior Production Manager for Supplier Enablement de ARIBA INC y D. Arturo González Mc Dowell, Director General de Eurobits.

De Nuevo, y sobre Iniciativas de Interoperabilidad, nos habló D. Arturo González Mac Dowell, Director General de EUROBITS, que empezó haciendo una analogía entre la Factura electrónica y el iPhone de Apple, en el sentido de que la eFactura requiere una “tarjeta SIM” para poder conectar con otros usuarios y así poder comunicarse con otros teléfonos de otras plataformas.

Alabó la iniciativa de la AGE, al definir la arquitectura de la factura a efectos de normalización de la efacturas, de la que podeis encontrar más información en www.ctt.map.es/web/anrfe

Por su parte, D. Ricardo Carballo Gestal, Responsable de Seguridad Tecnológica de CAIXA GALICIA, habló de la aplicación zBackTrust y su uso en la facturación electrónica por parte de Caixa Galicia.

D. Santiago Segarra Tormo, Jefe de la Dependencia de Asistencia y Servicios Tributarios de la Delegación Central de Grandes Contribuyentes de la Agencia Estatal Tributaria, nos habló del proceso de reforma de la Directiva 112/2006 en la Comisión Europea introducido por la próxima Directiva.

La nueva Directiva sobre eFacturación recoge diferentes medios para recoger la fiabilidad de una factura electrónica:

• Por una parte, sigue contemplando la posibilidad de utilizar la firma electrónica y EDI como sistemas válidos de facturación, opciones que ya se contemplaban en la anterior Directiva.
• Por otra, introduce como novedad la posibilidad de utilizar otros sistemas tecnológicos distintos de los anteriores, como podrían ser: otros tipos de firma electrónica, de EDI, de archivo seguro, intranet, terceras partes de confianza, etc.

Desde un punto de vista tributario, si se utilizan sistemas basados en la firma electrónica avanzada, el control fiscal será más fácil. Si bien, en el supuesto de utilizar otros procesos de negocio, aunque a priori es más fácil su utilización, el problema va a surgir a la ahora del control fiscal.

Habló también de la posibilidad de introducir un CSV (Código Seguro de Verificación) como el que contempla la Ley 11/2007 que permita acceder a la web del emisor de la factura y cotejarla con la original.

La principal novedad, por tanto se centraría en los nuevos procesos de negocios que se podrían calificar como pistas de auditoría fiables, es decir, hablaríamos de un sistema en el que no vale todo, han de ser sistemas que puedan acreditar la autoría de una factura y su integridad.

De acuerdo con esta nueva Directiva, cabe por tanto el almacenamiento en papel pero también en soporte electrónico mediante la utilización del sistema de digitalización certificada.

A continuación D. Hector Montenegro, de Microsoft, hizo una introducción a la siguiente ponencia, que corrió a cargo de D. Santi Casas, socio-Director de ALBALIA INTERACTIVA, quien habló de OffInvoice, la solución internacional de facturación electrónica en entornos Office 2010.
Santi hizo un recorrido histórico de las distintas aplicaciones que hemos venido utilizando desde hace 40 años hasta llegar al año 2009 en que se lanzó FactOffice y llegando a OffInvoice en 2010, aunque también adelantó algo acerca de Windows Azure Platform prevista para 2011, que será un sistema operativo totalmente en red pensado para el Cloud Computing.

Comentó que a fecha de hoy ha habido más de 6.000 descargas de Codeplex de FactOffice y que Offinvoice, ya en entorno Office 2010, permite trabajar tanto en Word como en Excel, y que esta nueva aplicación trabaja con diferentes formatos de facturas: facturae, UBL y UN/CEFACT CII.

Asimismo anunció que la próxima versión de Office 2010 utilizará librerías propias XADES de firma electrónica y nos hizo una demostración de creación de una factura electrónica en Excel y su transformación a los diferentes formatos: facturae 3.1 y 3.2, UBL, CII o en papel, las cuales firmó electrónicamente con firma de Firmaprofesional.

De momento OffInvoice está disponible en español, inglés y catalán, aunque está previsto ampliarlo próximamente a otros idiomas, y está código libre, por lo que puede ser utilizado y transformado por cualquiera.

Sobre Innovación empresarial, más allá de la regulación y de la evolución de estándares habló D. Mario Tanco, Director General de DESARROLLO Y RECURSOS que, como ya es costumbre en él, nos ofreció una ponencia muy práctica y racional de la problemática que gira en torno a la facturación electrónica y la innovación, estuvo algo crítico con la AGE, (no sin falta de razón) y aportó algunas ideas interesantes.

Tras el Lunch, D. Oriol Bausa, Director General de INVINET SISTEMAS habló de Cross border invoicing, a cuya ponencia le siguió otra también interesante que corrió a cargo de Mr. Tim McGrath, Co-Chair of the Universal Business Language (UBL) Technical Committee, de OASIS, que trató sobre OASIS – UBL as a first generation UN/CEFACT – CII

D. José María Sobrino, Subdirección General de Aplicaciones de Contabilidad y Control, de la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE), del MINISTERIO DE ECONOMIA Y HACIENDA, nos habló de Arquitectura Normalizada de Recepción de Facturas Electrónicas en la AGE (CTT)

La última ponencia del Congreso corrió a cargo de D. Stefan Engel-Flechsig, Legal Counsel & Chairman, de CEN WORKSHOP ON E-INVOICES, con el título CEN Electronic Invoice WorkGroup presentation. Round Table: Advancing Electronic Invoicing Facilitating Interoperability.

Tras ésta tuvo lugar el Coloquio final con las Conclusiones que fueron expuestas por D. Julián Inza, tras el cual, D. José Pérez, Director General de ASIMELEC cerró el acto con la correspondiente Clausura institucional.

Y no quiero terminar este relato de la interesante jornada sin antes felicitar al personal de Atenea Interactiva, y en partitular a su Directora General Dª Mª Luisa Blasco, por la organización del Congreso, con el que, una vez más, han demostrado su profesionalidad y su buen hacer como organizadores de eventos de este nivel.

Fuente: Blog de Bartolomé Borrego